Istilah atau pengertian manajemen persediaan mengacu pada tindakan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya dan pemasok yang penting untuk operasi organisasi.
Juga dikenal sebagai pengadaan, manajemen persediaan mencakup pembelian barang fisik, informasi, layanan, dan sumber daya lain yang diperlukan yang memungkinkan perusahaan untuk terus beroperasi dan berkembang.
Manajemen persediaan adalah proses yang memastikan nilai maksimum diterima untuk uang yang dibayarkan organisasi kepada pemasoknya. Karena persediaan ini berperan dalam kelancaran organisasi, penting bagi pemasok dan organisasi untuk terlibat dengan benar dan efektif.
Membangun hubungan yang tepat, mengelola persyaratan, dan berkomunikasi secara jelas dengan pemasok sangat penting bagi organisasi, yang artinya diperlukan kebijakan manajemen supply yang komprehensif.
Apa yang membuat manajemen persediaan menjadi begitu penting?
Konsep pembagian kerja kini mengalami revolusi. Untuk meningkatkan profitabilitas, perusahaan biasa membagi berbagai langkah kerja di antara karyawannya. Saat ini, organisasi global membagi berbagai tugas dalam rantai nilai satu sama lain.
Sub-produk menempuh jarak yang sangat jauh. Namun demikian, perusahaan dapat memproduksi lebih cepat dan lebih murah daripada perusahaan tunggal.
Dengan cara ini, perencanaan terintegrasi dapat membuka pasar baru. Namun, perusahaan menjadi tergantung satu sama lain. Hubungan bisnis ini membutuhkan kerjasama yang lebih erat serta pertukaran informasi yang lebih intensif.
Manajemen persediaan modern melangkah lebih jauh, terutama di bidang transportasi dan pergudangan di dalam perusahaan. Langkah manajemen ini secara eksplisit memasukkan organisasi dan koordinasi unit bisnis otonom dalam rantai nilai dan analisisnya. Ini menonjolkan aspek antar-organisasi dari manajemen logistik.
Tak hanya itu, manajemen persediaan juga mengambil perspektif lintas perusahaan pada semua proses bisnis dan menghubungkan semua area administrasi bisnis, seperti pembelian, produksi, distribusi, pemasaran, pengendalian, dll. Berfokus pada aspek strategis area fungsional, manajemen menghadirkan jawaban strategis bagi sebuah perusahaan.
Peran penting manajemen persediaan
Manajemen persediaan memastikan perencanaan dan pengendalian lintas perusahaan, berorientasi proses, dan kendali seluruh rantai nilai. Konsumen memaksa logistik untuk bekerja dengan keras, itulah sebabnya harapan pelanggan yang tinggi dan siklus hidup produk yang pendek diperhitungkan.
Lebih lanjut, hubungan dengan pemasok harus dipertimbangkan sebaik-baiknya untuk merancang dan mengontrol pengiriman barang, arus kas, dan arus informasi secara optimal.
Kegagalan dalam manajemen persedian
Perkembangan teknologi informasi yang pesat telah memungkinkan semua kemajuan yang kita rasakan selama ini. Namun demikian, ada banyak masalah di sepanjang rantai pasokan yang mungkin dapat membuat penerapan manajemen rantai pasokan menjadi sulit dalam praktiknya.
- Tujuan yang berbeda: Perusahaan yang terlibat dalam rantai pasokan dapat mengejar tujuan yang berbeda, terkadang eksklusif terhadap satu sama lain.
- Distribusi biaya, risiko, dan keuntungan: Rintangan selanjutnya adalah distribusi biaya dan beban pembiayaan atau risiko yang adil dan distribusi saham yang memiliki nilai tambah.
- Kurangnya transparansi proses: Tingkat kompetensi yang berbeda dari para mitra dan ketakutan akan eksploitasi pengetahuan menyebabkan kurangnya transparansi proses di antara para pelaku.
- Kurangnya pandangan yang seragam: Kesepakatan dengan perusahaan mitra tentang pandangan internal yang seragam dan standar transfer teknis.
- Ketergantungan yang meningkat: Perusahaan perlu bekerja sama lebih erat dan bertukar informasi secara lebih intensif.
- Masalah hukum: Seperti apa kontrak antara mitra yang bertukar data internal perusahaan yang sensitif dan bagaimana pelanggaran perjanjian dihukum?
- Membangun hubungan berdasarkan kemitraan: Bagaimana Anda mengatur kepercayaan tanpa bergantung pada beberapa karyawan yang menjaga hubungan ini? Konsep manajemen untuk membangun dan memelihara hubungan semacam itu diperlukan.
Manajemen persediaan berkelanjutan
Keberlanjutan – prinsip konsumsi sumber daya di mana pelestarian sifat-sifat esensial, stabilitas, dan kapasitas regeneratif alami dari suatu sistem menjadi prioritas utama – menjadi tren di seluruh dunia. SSCM dipandu oleh pendekatan ini.
Didorong oleh tuntutan pemangku kepentingan seperti konsumen akhir, kriteria ekologi, ekonomi dan masyarakat diturunkan. Penting bagi perusahaan yang berusaha untuk mencapai pola pikir manajemen persediaan yang berorientasi masa depan untuk memberikan perhatian yang sama pada keberlanjutan usaha.
Berbeda dengan manajemen rantai pasokan konvensional, asal produk, penggunaan, dan juga pembuangannya setelah penjualan adalah penting.
Untuk perusahaan, manajemen persediaan perlu mempertimbangkan perubahan proses dan budaya. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan proses, meningkatkan karakteristik kinerja, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Agar berhasil dalam manajemen rantai pasokan, Anda harus memenuhi lima persyaratan berikut:
1. Kerja Sama Interdisipliner
Proses jaringan membutuhkan kerjasama yang komprehensif. Kesadaran ini diperlukan untuk membangun pola pikir yang sama dalam melaksanakan manajemen persediaan yang diperlukan.
Caranya:
- Sadarilah bahwa manajemen persediaan tidak berakhir di lingkungan perusahaan.
- Mengetahui dan memahami rantai proses dan hubungannya.
- Fokus pada solusi bersama alih-alih pengoptimalan diri.
- Berikan kontribusi Anda pada pengoptimalan.
- Minimalkan risiko di seluruh rantai dan tidak hanya risiko Anda sendiri.
- Sesuaikan proses manajemen persediaan dengan keadaan yang berubah.
2. Pertukaran Informasi Secara Terbuka
Pastikan manajemen persediaan bertujuan untuk pertukaran informasi terbuka dengan semua perusahaan yang terlibat dalam rantai pasokan.
Caranya:
- Bicarakan secara terbuka tentang kekuatan dan kelemahan proses teknis Anda.
- Akui risiko internal kepada mitra bisnis Anda.
- Laporkan perubahan secara terbuka dan dalam waktu singkat.
- Posisikan rekan bisnis Anda agar kelebihannya dapat membantu Anda.
- Gunakan peluang untuk memotivasi mitra bisnis Anda dengan kejujuran Anda.
3. Respon yang cepat
Kemampuan untuk bereaksi lebih cepat terhadap perubahan mewakili jaringan proses yang memenuhi syarat.
Caranya:
- Ciptakan peluang untuk menggambarkan perubahan yang diperlukan, mis. perubahan kebutuhan pelanggan.
- Sesuaikan pesanan pembelian pelanggan dan material dengan waktu penggantian material saat ini sehingga cakrawala perencanaan sesuai dengan dokumen pasokan.
- Identifikasi kebutuhan tindakan dengan memproyeksikan status aktual dalam rantai proses menggunakan tokoh kunci.
- Memotivasi karyawan Anda untuk menerima respons yang cepat ini.
- Cegah penundaan apa pun untuk menghindari kerusakan permanen pada rantai proses.
- Perhatikan kualitas meskipun kecepatan menjadi yang utama.
4. Waktu Proses Yang Singkat
Hubungan antara waktu produksi dan waktu proses dalam proses hulu berfungsi sebagai indikator kecepatan reaksi. Sementara waktu produksi berjumlah beberapa jam atau hari, waktu proses operasi dalam proses hulu mungkin memakan waktu beberapa hari.
- Ukur waktu proses dari produksi.
- Tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk mendapatkan konfirmasi pesanan yang andal.
- Catat semua waktu proses dan kembangkan konsep untuk mempersingkatnya.
- Waktu proses yang lama sering kali disebabkan oleh kualitas alat kerja, kurangnya transparansi, dan kurangnya kecepatan proses. Kunci suksesnya adalah sistem yang baik.
5. Logistik Holistik
Integrasi informasi, material dan proses logistik bukanlah tugas yang sederhana. Sesuaikan proses ini agar sesuai dengan rantai dan jangan meremehkan dampak dari hubungan rantai yang terganggu.
- Apakah Anda terbiasa dengan ukuran batch, perjanjian kerangka kerja, dan komitmen pembelian pelanggan?
- Hindari penundaan dalam mengkomunikasikan perubahan.
- Kurangi risiko dengan menggunakan sistem logistik yang komprehensif.
- Memfasilitasi tindakan cepat dengan membangun koneksi TI yang menghemat waktu antara peserta dalam rantai pasokan.
- Tingkatkan peluang adaptasi Anda dengan bertindak cepat tanpa menyebabkan kerusakan.
- Menjaga keberhasilan manajemen persediaan dengan mengintegrasikan semua area terkait: Perencanaan produksi, pelanggan, pemasok, pembelian, penjualan, dan produksi.
