Di dalam sebuah perusahaan pastilah sudah tidak asing lagi dengan kata “gudang”. Gudang identik dengan tempat yang dipakai untuk menyimpan segala macam barang-barang produksi, baik yang masih berupa bahan mentah ataupun yang sudah jadi.
Agar semua tatanan di dalam gudang dapat tetap terjaga, maka perusahaan membutuhkan sebuah sistem manajemen, atau yang disebut dengan manajemen pergudangan. Secara umum, manajemen pergudangan merupakan cara untuk mengelola segala aktivitas yang ada di dalam gudang.
Nah, pada kesempatan kali ini akan diulas secara lebih mendetail tentang manajemen pergudangan, mulai dari definisi, apa saja kegiatannya, manfaatnya hingga bagaimana menyusun perencanaannya. Yuk, simak ulasan berikut!
Definisi Manajemen Pergudangan
Lambert (2001), di dalam bukunya menjelaskan pengertian manajemen pergudangan sebagai bagian dari sistem logistik perusahaan. Manajemen pergudangan berfungsi untuk menyimpan beberapa produk yang berada di titik sumber dan titik konsumsi serta informasi mengenai status, kondisi hingga disposisi barang.
Sederhananya, manajemen pergudangan diartikan sebagai bagian manajemen perusahaan yang berfungsi untuk mengontrol, mendata, mengendalikan serta mengelola tempat penyimpanan barang sementara. Barang-barang yang disimpan di dalam gudang bersifat sementara, guna untuk menjaga keaslian maupun kualitasnya.
Barang yang dimaksud disini dapat berupa barang mentah, setengah jadi, sparepart, barang persediaan lain maupun stok produk yang siap dikirim.
Lantas apa saja kegiatan yang dilakukan oleh manajemen pergudangan ? Berikut penjelasannya.
Kegiatan Manajemen Pergudangan
Secara umum, kegiatan yang dilakukan oleh manajemen pergudangan meliputi penerimaan, penempatan, penyimpanan sementara, pemindahan, pemeriksaan hingga penyaluran barang.
Penerimaan (receiving)
Kegiatan penerimaan yang dilakukan yaitu memastikan kualitas dan kuantitas barang telah sesuai dan menerima barang sesuai aturan perusahaan. Selain itu, manajemen pergudangan juga akan menempatkan bahan material sesuai dengan posisi yang tepat.
Penempatan (putaway)
Putaway atau penempatan merupakan kegiatan untuk mengelompokkan barang, bahan atau produk yang dibeli dari luar. Di samping itu, menempatkan barang-barang tersebut sesuai dengan letak yang seharusnya.
Penyimpanan sementara (storage)
Penyimpanan sementara berfungsi sebagai tempat untuk meletakkan bahan mentah / produk yang siap lepas sebelum proses pengiriman ke konsumen.
Pemindahan (order picking)
Kegiatan yang dilakukan adalah proses pemindahan material.
Pemeriksaan (shipping)
Dalam proses pemeriksaan, kegiatan yang dilakukan adalah memeriksa segala sesuatu sehingga tidak ada cacat lagi. Dalam proses ini diperlukan ketelitian yang besar.
Penyaluran (distribusi)
Merupakan proses terakhir yang dilakukan oleh manajemen pergudangan. Barang yang telah diperiksa telah siap untuk didistribusikan secara luas kepada pelanggan maupun pasar.
Manfaat Manajemen Pergudangan
Guna menjaga kualitas dan kuantitas barang.
Dengan adanya manajemen pergudangan maka perusahaan akan dapat berjalan dengan lebih efektif. Kualitas barang akan tetap terjaga serta jumlah atau kuantitas barang juga dapat terkontrol dengan baik.
Menjaga keamanan serta keberadaan suatu barang.
Bagi sebuah perusahaan, kualitas barang adalah di atas segalanya. Apabila bahan mentah mengalami kerusakan maka produk yang akan dihasilkan pun tidak dapat optimal. Oleh sebab itulah, pihak manajemen pergudangan wajib untuk menjaga dan mengamankan semua barang yang masuk.
Peningkatan pelayanan distribusi
Manfaat manajemen pergudangan yang lain adalah memaksimalkan pelayanan, yang dimulai dari proses penerimaan barang hingga pengiriman. Selain itu,
manajemen pergudangan juga harus memastikan bahwa barang telah diterima oleh konsumen dalam keadaan selamat.
Memberikan informasi yang lengkap
Manajemen pergudangan wajib memberikan informasi terkait bahan baku atau pembelian yang masuk dan output yang siap dikirim. Laporan ini akan membantu kinerja manajemen keuangan dan produksi dalam mengatur laju keluar masuknya material.
Menertibkan administrasi
Manajemen pergudangan bermanfaat untuk mengatur dan menertibkan administrasi pembelian dan penjualan. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya penyimpangan antara penerimaan barang dengan pembayaran proses transaksi.
Inilah Alasan Manajemen Pergudangan Penting Bagi Perusahaan
Berikut adalah beberapa alasan penting mengapa manajemen pergudangan harus ada di setiap perusahaan, antara lain :
Pengurangan biaya transportasi dan produksi (transportation – production cost reduction)
Fungsi pentingnya pergudangan salah satunya untuk mengontrol dan mengurangi biaya transportasi serta produksi. Gudang selalu dikaitkan dengan persediaan barang dan dianggap menimbulkan banyak tambahan biaya, padahal pada nyatanya fungsi gudang adalah sebaliknya.
Koordinasi di antara permintaan dan juga penawaran (coordination of supply and demand)
Gudang merupakan sistem pengaturan antara permintaan dan penawaran barang. Jumlah permintaan bukan sesuatu hal yang dapat diproyeksikan secara akurat, sementara proses produksi dilakukan untuk menghasilkan suatu produk yang sesuai dengan target
Pertimbangan produksi (Production considerations)
Ada beberapa barang dengan ciri-ciri dan klasifikasi khusus yang sangat membutuhkan gudang demi menekan biaya produksi atau melengkapi proses akhir produksi barang tersebut.
Pertimbangan pemasaran (marketing considerations)
Gudang juga dipakai untuk memenuhi kebutuhan dari permintaan pasar. Sebab ada beberapa jenis barang dengan ciri-ciri tertentu harus selalu tersedia di pasar. Nah, di sinilah fungsi gudang bagi perusahaan, yaitu sebagai tempat untuk menyimpan stok barang.
Jadi,untuk melakukan tugas tersebut, seorang manajer pergudangan harus menguasai ilmunya. Karena mengelola gudang tidak boleh disepelekan dan dianggap mudah. Lantas bagaimana cara membuat perencanaan gudang yang baik dan benar?
Tips Strategi Perencanaan Gudang Yang Baik dan Benar
Untuk mendukung dan menyempurnakan jalannya perusahaan, maka seorang manajer harus membuat strategi perencanaan gudang yang baik dan benar.
Define objectives
Tips pertama, manajer gudang harus menentukan tata letak pergudangan yang disesuaikan dengan target secara keseluruhan. Manajer gudang harus menyiapkan ruang pergudangan, meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi secara penuh tanpa menambah sumber daya apapun.
Collect information
Dalam membuat strategi gudang, manajer harus bisa mengumpulkan semua informasi yang meliputi isi bangunan, ukuran ruangan, pintu hingga tinggi rak yang akan digunakan di dalam gudang.
Manajer harus memahami bentuk struktur gudang yang akan dibuat beserta kegunaan masing-masing. Manajer gudang harus memperhatikan tingkat aksesibilitas gudang, seperti aman dari banjir yang dapat merusak kualitas barang.
Desain gudang juga turut menjadi perhatian seorang manajer, bagaimana sirkulasi udara dan harus dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
Analysis
Seorang manajer akan menganalisa dari hasil pada 2 poin tersebut di atas. Hal ini bertujuan untuk pengambilan keputusan manajemen pergudangan, apabila di lain waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, atau terjadi perubahan yang bersifat substansial.
Create plan
Setiap sub bidang harus dilakukan peninjauan ulang. Setiap rencana harus dapat menunjukkan kapan tugas harus dimulai dan diselesaikan berdasar pada ketersediaan sumber daya.
Implementation
Ada kalanya sebuah perencanaan tidak berjalan sesuai dengan rencana. Maka perlu dibuat perencanaan yang sistematis, agar perubahan atau pergeseran kecil dapat diantisipasi.
Post implementation
Tips terakhir yang perlu dilakukan oleh manajer gudang adalah membuat pemantauan ulang, apakah proses akhir sama dengan rencana yang telah disusun di awal waktu.
Demikianlah informasi mengenai definisi manajemen pergudangan, kegiatan, manfaat serta strategi perencanaan. Semoga dapat bermanfaat.
