Dokumen ekspor impor memiliki peran yang sangat penting dalam kegiatan perdagangan internasional. Seluruh negara di dunia ini memiliki peraturan dan keharusan menyertakan dokumen dalam setiap kegiatan ekspor impor di negara mereka.
Hal ini karena memang dokumen merupakan aspek pertama yang terpenting saat akan melakukan kegiatan ekspor impor.
Bagi Anda yang ingin mengetahui mengapa dokumen ekspor impor sangat penting, simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Dokumen Ekspor Impor
Bagi pelaku usaha yang memiliki pembeli di luar negeri, sangat penting untuk mengetahui terkait prosedur pengiriman barang dari batas-batas suatu negara tertentu.
Pada saat proses pengiriman barang dari suatu negara ke negara lain, tentunya dibutuhkan bukti-bukti pendukung seperti untuk catatan transaksi dan catatan kualitas barang yang akan dikirim.
Catatan bukti-bukti tersebut biasanya disebut dengan dokumen. Dokumen ekspor impor harus dipenuhi sebelum kegiatan pengiriman atau penerimaan barang dari dan ke luar negeri.
Selain diperlukan sebagai bukti, dokumen ini juga dapat meluruskan jika nantinya ada perselisihan yang timbul antara eksportir dan importir karena memuat informasi tertulis yang sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Jadi, dokumentasi yang tepat dapat membantu eksportir dan importir dalam menangani transaksi termasuk manajemen waktu, perlindungan pembayaran, klaim atas kerugian, dan lain-lain.
Pentingnya Dokumen dalam Ekspor Impor
Dalam bidang ekspor impor, dikenal juga 3 prinsip utama yang menjelaskan pentingnya dokumen ini, yaitu sebagai berikut.
- Tujuan Komersial
Setelah pesanan ekspor diselesaikan antara pembeli dan penjual, biasanya kontrak penjualan disiapkan dengan menyebutkan semua syarat dan ketentuan yang harus diikuti oleh masing-masing eksportir dan importir.
Jadi semua dokumen terkait seperti faktur, daftar pengepakan, sertifikat asal, asuransi, wesel, dan lainnya disiapkan berdasarkan kontrak penjualan yang ditandatangani oleh importir dan eksportir.
- Perspektif Hukum
Di Indonesia, semua kegiatan perdagangan ekspor impor dilakukan secara legal sesuai dengan pedoman undang-undang. Tidak hanya di Indonesia, di setiap negara akan ada otoritas pemerintah yeng memiliki peran untuk mengontrol kegiatan impor dan ekspor perdagangan negara tersebut.
Pemerintah masing-masing negara menerapkan peraturan sendiri untuk setiap dokumen ekspor impor yang harus diajukan secara legal.
- Insentif
Selain prinsip legalitas dan komersial, dokumen ekspor impor juga berguna untuk prinsip insentif.
Pelaku usaha tidak dapat mengklaim bantuan atau dukungan pemerintah apa pun jika tidak memiliki dokumentasi yang tepat tentang ekspor.
Ada banyak bantuan keuangan dan dukungan yang diberikan pemerintah masing-masing negara untuk mendukung eksportir dan mendapatkan devisa yang merupakan indikasi kekayaan negara masing-masing.
Berdasarkan 3 prinsip tersebut, jelaslah bahwa dokumentasi yang baik memegang peranan yang sangat penting dalam bisnis ekspor impor.
Peran Dokumen Ekspor
Dokumen ekspor memainkan peran penting dalam pemasaran internasional karena memfasilitasi kelancaran arus barang dan pembayarannya melintasi perbatasan nasional.
Setiap pengiriman barang dari dan ke luar negeri harus disertai sejumlah dokumen. Dokumen-dokumen ini harus diisi dengan baik dan benar.
Pada faktanya, dokumentasi ekspor terbilang cukup rumit karena jumlah yang harus diisi banyak, demikian juga jumlah otoritas terkait kepada siapa dokumen harus diserahkan. Apalagi dokumen yang dibutuhkan berbeda dari satu negara ke negara lain.
Dokumen yang salah dapat menyebabkan tidak terkirimnya barang ke importir sehingga akan sangat merugikan. Hal ini bisa memicu importir akan berpikir dua kali sebelum mengimpor dari eksportir yang sama.
Oleh karena itu, disarankan untuk meminta bantuan agen pengiriman dan ekspedisi yang dapat memfasilitasi pengiriman dokumen dengan benar serta mengatur transportasi. Meskipun begitu, setiap eksportir harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang dokumen dan prosedur ekspor.
Jenis Dokumen Ekspor Umum
Berikut adalah 9 dokumen pengiriman standar untuk ekspor yang berlaku secara internasional dan perlu dipahami sebelum melakukan kegiatan ekspor.
Proforma Invoice
Dalam kegiatan pengiriman ekspor biasa, tentu semua dimulai dari adanya permintaan terhadap barang atau produk dari pembeli di luar negeri.
Dalam transaksi internasional, quote akan diberikan dalam bentuk proforma invoice, yang dapat digunakan untuk mengatur pembiayaan, untuk membuka letter of credit, untuk mengajukan izin impor yang tepat, dan banyak lagi.
Proforma invoice sangat mirip dengan commercial invoice, namun proforma invoice menetapkan beberapa hal di antaranya pembeli dan penjual dalam transaksi, deskripsi barang secara detail, klasifikasi Harmonized System untuk barang-barang tersebut, harga, jangka waktu pembayaran penjualan, rincian pengiriman, dan mata uang yang digunakan dalam kutipan
Commercial Invoice
Setelah mengirim proforma invoice dan menerima pesanan dari buyer, langkah selanjutnya adalah menyiapkan barang dan dokumen yang harus menyertai barang tersebut. Dari dokumen-dokumen tersebut, Commercial Invoice adalah salah satu yang paling penting.
Commercial Invoice mencakup sebagian besar detail dari seluruh transaksi ekspor, dari awal hingga akhir.
Packing List
Packing List ekspor mungkin lebih rinci daripada packing list untuk pengiriman domestik. Dokumen ini merupakan salah satu yang ckup penting dalam kegiatan ekspor.
Pihak forwarder dapat menggunakan informasi pada packing list untuk membuat bill of lading untuk pengiriman. Selain itu, pihak Bank juga mungkin mengharuskan packing list yang terperinci dimasukkan ke dalam kumpulan dokumen yang diberikan untuk mendapatkan pembayaran di bawah letter of credit.
Certificates of Origin (Surat Keterangan Asal)
Beberapa negara memerlukan sertifikat asal untuk mengidentifikasi dari negara mana barang tersebut berasal. Sertifikat asal ini biasanya perlu ditandatangani oleh beberapa organisasi semi-resmi, seperti kamar dagang atau kantor konsulat suatu negara.
Inland Bill of Lading
Inland Bill of lading merupakan dokumen transportasi pertama yang diperlukan untuk pengiriman internasional dalam suatu kegiatan ekspor. Dokumen ini disiapkan oleh operator darat atau dapat dibuat sendiri oleh eksportir.
Dokumen ini adalah kontrak pengangkutan antara eksportir dan pengirim barang yang menyatakan tujuan pengiriman barang dan juga berfungsi sebagai tanda terima bahwa barang telah diambil.
Dalam pengiriman internasional, inland bill of lading biasanya tidak diserahkan kepada pembeli. Sebaliknya, dokumen ini diserahkan ke pengangkut yang memindahkan barang secara internasional atau, jika tidak langsung ke pengangkut, ke pengirim, gudang atau pihak ketiga lainnya yang akan mengirimkan barang ke pengangkut bila sudah siap.
Ocean Bill of Lading
Jika barang dikirim dengan kapal laut, maka memerlukan ocean bill of lading. Dokumen ini dapat berfungsi baik sebagai kontrak pengangkutan dan dokumen judul untuk kargo.
Air Waybill
Barang yang dikirim dengan pesawat membutuhkan air waybill. Dokumen ini adalah kontrak pengangkutan antara pengirim dan pengangkut yang didistribusikan oleh Asosiasi Transportasi Udara Internasional (IATA). Tidak seperti ocean bill of lading, air waybill tidak dapat dinegosiasikan.
Perbedaan utama antara air waybill dan bill of lading adalah dalam hal judul barang. Air waybill adalah tanda terima barang; pengangkut atau agen mengirimkannya untuk menunjukkan tempat pengiriman.
Sementara itu, Bill of lading adalah dokumen kepemilikan barang yang merupakan tanda terima oleh perusahaan pelayaran dengan kesepakatan untuk mengirimkan barang di tempat tujuan hanya kepada pihak yang menerima konsinyasi.
Dangerous Goods Forms
Jika produk yang akan diekspor merupakan barang yang dianggap berbahaya oleh Asosiasi Transportasi Udara Internasional (IATA) atau Organisasi Maritim Internasional (IMO), maka eksportir harus menyertakan formulir barang berbahaya yang sesuai dengan pengiriman.
Sebelum mengirim jenis barang ini, pastikan untuk mengemas, memberi label, dan mendokumentasikan pengiriman dengan benar.
Formulir IATA—Deklarasi Pengirim untuk Barang Berbahaya—diperlukan untuk pengiriman udara. Ada versi berbeda dari formulir pengiriman laut. Sekali lagi, formulir ini harus diisi oleh seseorang yang telah dilatih untuk menangani pengiriman barang berbahaya.
Bank Draft
Bank draft adalah bagian penting dari proses penjualan internasional untuk mentransfer kendali atas barang ekspor dari eksportir dengan imbalan dana dari importir.
Bank draft bisa termasuk surat pengiriman, yang mencakup rincian transaksi draft bank, termasuk jenis dokumen tambahan yang disertakan dan instruksi pembayaran.
