Supply chain management sering juga disingkat dengan istilah SCM. Istilah ini adalah pondasi utama yang dibuat oleh perusahaan untuk memberikan dukungan penuh terhadap kebutuhan konsumen dalam bisnis ritel, grosir dan manufaktur.
Dari sinilah dapat kita tarik kesimpulan bahwa SCM menjadi salah satu tolok ukur penting dalam menentukan kelancaran dan kesuksesan jalannya banyak bisnis tersebut.
Kita juga dapat mengartikan SCM sebagai rantai pasokan bisnis. Tentu saja, setiap jenis bisnis memiliki kebutuhan SCM yang berbeda-beda pula.
Semua bergantung pada jenis produk yang dijual dan juga pelanggan serta pemasoknya. Semakin besar sebuah perusahaan maka semakin luas pula cakupannya. Inilah yang menjadi rumus dasar ketika kita hendak mengatur SCM bagi perusahaan itu sendiri.
Optimalisasi SCM atau rantai pasokan perusahaan barangkali merupakan sesuatu yang asing di telinga banyak orang. Tak jarang, pengertian dan komponen SCM sendiri menjadi sangat rancu. Maka dari itu, dibutuhkan penjelasan lebih mendalam untuk memahami materi ini.
Definisi Supply Chain Management
Supply Chain Management merupakan rangkaian aktivitas yang harus dilakukan dalam rangka membuat perencanaan serta memegang kendali dalam menjalankan pasokan arus produksi.
Singkat cerita, proses ini berlangsung dari jalur pasokan bahan, kemudian ke proses produksi, dan berakhir pada prosedur distribusi produk hingga mencapai konsumen yang paling akhir.
SCM harus dibuat seefisien mungkin agar sebuah perusahaan dapat melakukan seluruh prosedurnya dengan biaya yang minimal.
SCM erat hubungannya dengan mitra kerja perusahaan serta konsumen produk hasil usaha. Oleh karena itu, menyusun rantai pasokan menjadi sebuah kegiatan rumit yang harus melibatkan banyak sekali komponen dan pihak terkait.
Tujuan diberlakukannya manajemen SCM sendiri adalah supaya sebuah perusahaan mampu memaksimalkan nilai produknya di mata pelanggan. Dengan demikian, produk akan dapat dengan mudah memenangkan sebuah kompetisi pasar.
Ada banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas rantai pasokan produk. Selain permasalahan komponen mitra dan konsumen, kita juga harus mengupayakan kelancaran supply chain dengan mengembangkan strategi bisnis baru atau bahkan software khusus.
Optimasi pada setiap tahapan proses SCM
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, SCM merupakan rangkaian kegiatan panjang yang berkaitan langsung dengan jalannya produksi dan distribusi.
Oleh karena itu, optimasi harus dilakukan pada setiap tahapannya. Dan untuk memaksimalkan usaha ini, terlebih dahulu kita harus mengerti setiap langkah manajemen rantai pasokan yang harus dilakukan.
1. Perencanaan
Ada lebih dari satu aktivitas yang ternyata harus dipersiapkan dalam tahap awal ini. Kita sudah harus membuat riset permintaan konsumen, rancangan pembelian bahan atau pasokan, dan susunan produksi, serta segala persiapan transportasi dan penghitungan kebutuhan tenaga kerja.
Perkiraan tentang permintaan konsumen disebut juga dengan demand forecasting. Langkah ini dilakukan supaya penjual dapat memiliki insight tentang jenis produk serta jumlah yang harus dibuat selama jangka waktu tertentu.
Perusahaan biasanya melakukan ini agar dapat memastikan bahwa jumlah dan spesifikasi produk yang harus dibuat telah sesuai dengan kebutuhan dari pihak konsumen.
Prakiraan ini dibuat berdasarkan riset yang terlebih dahulu diselenggarakan oleh pihak perusahaan. Riset tersebut meliputi laporan akan penjualan yang terdahulu serta tren pasar yang sedang terjadi.
Usaha optimalisasi dalam langkah pertama SCM ini dilakukan dengan cara memasukkan data inventaris ke dalam riset prakiraan permintaan pasar.
Sistem tersebut akan membantu menyediakan prakiraan data yang lebih akurat karena menggunakan data real sebagai alat forecasting.
Tak hanya itu, keuntungan menggunakan data ini juga ada pada kecepatannya. Melalui riset data internal, perusahaan akan mendapat prakiraan tepat hanya dalam waktu yang sangat singkat.
2. Pembelian dan pengadaan
Setelah prakiraan didapat, kita akan mengetahui jenis serta jumlah produk yang harus disiapkan. Pada tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah membeli bahan serta mengadakan kegiatan produksi.
Procurement atau yang lebih umum disebut dengan istilah pengadaan merupakan aktivitas memperoleh barang yang memiliki kesesuaian harga, jumlah, dan waktu pengantaran yang tepat.
Proses ini biasanya melibatkan beberapa langkah, yakni:
- pengajuan pembelian
- penilaian pengajuan
- persetujuan pembelian
- pemesanan ke pemasok
Admin atau supervisor diberi tanggung jawab dalam memeriksa sekaligus mencatat daftar pembelian lalu langsung melakukan pengajuan kepada manajer berkaitan dengan kebutuhan yang perlu segera didapatkan.
Pengadaan tentu saja bisa dioptimalkan jika sebuah perusahaan memiliki sistem khusus yang dibuat untuk menyederhanakan proses ini.
Lewat pengembangan perangkat lunak, sebuah perusahaan dapat mencapai efektivitas yang maksimal. Bagian purchasing dapat membuat penawaran dengan lebih cepat daripada ketika melakukan semuanya dengan manual.
Adapun yang biasanya termasuk dalam perangkat lunak adalah format-format khusus yang diperlukan untuk melakukan order, persetujuan pembelian, dan penawaran kontrak payung yang dapat dibuat dengan instan.
Procurement software juga kadang kala akan menyediakan supplier portal supaya terjadi percepatan proses memesan barang kepada pemasok.
3. Proses produksi
Proses produksi adalah sebuah proses dimana semua bahan baku yang telah terbeli sebelumnya diolah menjadi sebuah produk jadi. Tenaga manusia dan mesin adalah dua hal yang sangat krusial ketika kita membahas proses yang satu ini.
Hambatan dalam sebuah proses produksi akan berakibat fatal bagi keseluruhan proses SCM. Untuk itulah, perhatian khusus harus diberikan dalam rangka melancarkan kinerja produksi. Pengaturan yang baik terhadap tenaga kerja dan waktu pengerjaan menjadi kunci kesuksesan tersendiri.
Ini harus dilaksanakan dengan ketat dan tepat sasaran untuk menghindari adanya penundaan dalam mengirimkan pesanan dan menyampaikan produk hingga ke tangan pembeli.
Jadi, baik peralatan dan tenaga kerja harus terus dijaga supaya bisa bekerja dengan cepat dan berada dalam kondisi prima.
4. Mengelola inventori
Setelah produk dibuat, maka produk tersebut harus dimasukkan ke dalam gudang atau inventori perusahaan. Pengelolaan gudang sendiri meliputi beberapa proses yaitu:
- proses memasukkan (inbound)
- mengeluarkan (outbound) barang
- pengambilan dan pengepakan
- cross-docking
- stock opname.
Masuk keluarnya barang menjadi hal yang sangat penting untuk selalu dicatat. Oleh karena itulah, stock opname menjadi wajib dilaksanakan secara berkala.
Tujuan utamanya adalah agar perusahaan dapat menghindari terjadinya perbedaan antara jumlah barang yang ada dengan jumlah barang yang telah tercatat pada pembukuan.
Semua aktivitas pada area gudang normalnya memang memakan memakan waktu yang cukup panjang. Perusahaan harus mengawal proses ini dengan ketat agar keamanan dan kualitas produk bisa selalu terjaga.
5. Distribusi barang
Barang pesanan yang berada dalam gudang akhirnya akan terjual. Setelah proses pengemasan dilakukan maka tahap selanjutnya adalah distribusi barang.
Sebuah perusahaan akan mengirimkan produknya ke pelanggan. Proses ini harus dipersiapkan dengan baik sehingga kita terhindar dari kesalahan pengiriman.
Langkah yang harus kita lakukan dalam tahap ini adalah mempersiapkan rute pengiriman serta kurir. Dengan pembagian yang efektif, tahapan ini bisa menjadi pelayanan yang menjadi ujung tombak perusahaan. Klien pasti akan menghargai usaha perusahan dalam mengantarkan pesanannya.
Jika tepat waktu, tak jarang seorang klien akan melakukan repeat order. Jadi perhatikanlah tahapan ini sebagai salah satu bagian terpenting dalam supply chain management perusahaan anda.
