Sebuah perusahaan memiliki beberapa fungsi dasar, di mana salah satunya adalah manajemen pembelian. Setiap perusahaan pastilah membutuhkan bahan mentah yang didapatkan dari proses membeli barang dari pihak lain.
Sebab tanpa adanya pembelian bahan baku maka perusahaan tidak akan dapat beroperasi. Kegiatan ini biasa dikenal dengan sebutan purchasing.
Ruang lingkup suatu pembelian seperusahaan tidak terbatas pada tingkat keberhasilan sistem pengadaan barang saja. Tetapi juga terkait dengan penentuan strategi perusahaan dalam bermitra secara lebih efektif.
Dalam proses pembelian ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Misalnya karakteristik barang yang dibutuhkan serta faktor eksternal dari sebuah perusahaan.
Oleh sebab itulah, dalam perusahaan ditetapkan sebuah manajemen pembelian. Lalu apa definisi dari manajemen pembelian dan bagaimana perannya dalam sebuah perusahaan akan dibahas lebih lanjut di artikel kali ini.
Apa Itu Manajemen Pembelian/ Purchasing Management?
Di dalam Wikipedia, Manajemen Pembelian disebut juga manajemen pengadaan, yang merupakan mata rantai dari sebuah kegiatan manajemen material. Manajemen pembelian memiliki peranan sebagai perantara di antara distributor dan perusahaan dalam hal pengadaan barang/ jasa yang dapat mendukung operasional perusahaan.
Bagian pembelian yang melakukan atau mengatur pembelian di sebuah perusahaan disebut purchasing department.
Peranan Purchasing Dalam Sebuah Perusahaan
Pembelian/ purchasing di sebuah perusahaan mempunyai beberapa peranan/ fungsi, antara lain :
Merupakan fungsi yang terpenting dalam sebuah perusahaan
Di dalam sebuah perusahaan setidaknya terdapat 6 fungsi pokok yang dijalankan, seperti : creation function, finance function, personnel function, purchasing function, conversion function, serta distribution function.
Seperti yang diulas di atas, bahwa sebuah pembelian turut berperan dalam berjalannya sebuah perusahaan. Karena jika salah satu fungsi tersebut tidak terpenuhi maka operasional perusahaan tidak
akan berjalan lancar. Demi kelancaran perusahaan maka ke enam bagian tersebut wajib ada. Meskipun ada sebagian perusahaan yang merangkap bagian-bagian tersebut menjadi satu departemen saja
Purchasing adalah salah satu bagian di dalam proses produksi
Sebuah perusahaan pastilah mempunyai tujuan untuk dapat mengembangkan dan memproduksi barang dengan mengambil keuntungan maksimal.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perusahaan harus mewujudkan sebuah interaksi yang tepat sasaran dan mengandung 5M. 5M yang dimaksud yaitu, Machines, Manpower, Materials, Money dan Management.
Materials,merupakan barang-barang baku yang akan diolah menjadi sebuah produk untuk dipasarkan. Jika perusahaan tidak memiliki manajemen yang mengurus dan mengatur bagian ini, maka akan memberikan dampak buruk bagi perusahaan.
Manajemen pembelian akan mengelola dan mengatur barang-barang yang akan dibeli harus bermutu mutu, jumlah dan harga yang sesuai. Bahkan sesuai dengan waktu yang dibutuhkannya.
Manajemen pembelian bertanggung jawab atas outside manufacturing.
Manajemen pembelian biasanya membeli bahan baku mentah atau setengah jadi nantinya akan diproduksi oleh bagian produksi.
Sehingga dengan kata lain, manajemen pembelian bertanggung jawab dengan hal-hal yang di luar manufaktur (outside manufacturing). Sedangkan bagian produksi akan bertanggung jawab dengan segala urusan di dalam manufaktur.
Manufaktur sendiri merupakan sekumpulan aktivitas yang saling berkaitan untuk menciptakan sebuah produk jadi. Kegiatan manufaktur meliputi perancangan sebuah produk, pemilihan bahan baku, perencanaan proses produksi, inspeksi, hingga pemasaran.
Sebagai pusat keuntungan pada perusahaan
Bagian manajemen pembelian dikatakan sebagai pusatnya keuntungan perusahaan. Untung tidaknya sebuah perusahaan ditentukan oleh tim bagian pembelian.
Apabila bagian pembelian menekan angka pengeluaran, maka dapat meningkatkan keuntungan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, bidang pembelian harus memahami kapan waktu yang sesuai untuk melakukan pembelian bahan baku.
Merupakan bagian strategi dalam sebuah perusahaan
Manajemen pembelian memiliki fungsi vital yang memberikan pengaruh keuntungan kepada perusahaan.
Langkah – Langkah Pembelian Dalam Sebuah Perusahaan.
Ada beberapa langkah yang dilakukan manajemen pembelian sebelum melakukan membeli suatu bahan baku, yaitu:
Melakukan perencanaan
Langkah pertama yang dilakukan oleh tim manajemen pembelian adalah melakukan perencanaan. Bagian pembelian akan melihat plus minus saat melakukan pembelian di waktu tertentu. Selain itu juga, bagian pembelian akan menyeimbangkan dengan anggaran biaya yang ada.
Menentukan supplier
Bagian pembelian akan memilih supplier yang paling berpotensi dan sesuai dengan perusahaan. Supplier yang paling sesuai adalah yang mempunyai reputasi baik dengan komitmen tinggi untuk berkembang, fleksibel dan keuangan yang sehat. Bagian pembelian juga akan mempertimbangkan lokasi tempat supplier berada.
Melakukan penawaran
Setelah menemukan supplier yang cocok, tim bagian pembelian akan melakukan penawaran. Penawaran harga yang diajukan harus mempertimbangkan rincian barang, jumlah, durasi pemakaian serta tenggang waktu pembayaran.
Melakukan negosiasi
Negosiasi merupakan salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh pembeli. Setelah melakukan proses negosiasi dan tercapai kesepakatan maka bisa disusun faktur barang yang telah dibeli.
Prinsip Klasik Dalam Pembelian
Ada beberapa prinsip-prinsip pada pembelian / pengadaan barang, antara lain :
- Tepat dan sesuai dengan mutu yang diperlukan (the right quality)
- Sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan (the right quantity)
- Tepat waktu yang dibutuhkan (the right time)
- Sesuai dengan tempat / lokasi yang diperlukan (the right place)
- Harga yang ditawarkan masih tergolong wajar (the right price)
- Barang diperoleh dari sumber yang tepat (the right source)
Fungsi Pembelian Dalam Perekonomian Negara
Pada sebagian negara, baik yang maju atau berkembang pembelian barang baku / jasa pada perusahaan sering diatur oleh negara. Hal ini dilakukan demi tercipta kebijakan ekonomi atau keamanan sebuah negara. Berikut hal-hal yang sering diatur oleh negara, antara lain :
Pembelian pada golongan yang lemah
Peraturan ini dimaksudkan untuk membantu dan memberikan kesempatan kepada golongan ekonomi yang lemah sehingga mereka berkesemaptan yang sama untuk memperoleh penghasilan.
Pembelian setempat
Pembelian setempat dilakukan untuk membantu perkembangan perekonomian daerah yang tertinggal/ terpencil. Dengan cara ini, diharapkan dapat tercipta pemerataan pembangunan daerah.
Pembelian pada golongan minoritas
Golongan minoritas yang tampak jelas adalah kaum negro. Dengan adanya peraturan tentang pembelian ini, maka orang-orang negro mempunyai kesempatan untuk berusaha meningkatkan pendapatan.
Pembelian barang-barang yang di daur ulang
Ada beberapa negara yang membuat peraturan untuk membeli barang-barang yang diproses secara daur ulang. Bahkan tidak ragu-ragu memberikan keringanan pajak pada barang-barang tertentu.
Pembelian barang yang berbahaya
Pada beberapa negara melarang untuk membeli atau memproduksi barang-barang yang dapat memberikan dampak buruk pada lingkungan.
Pembelian barang-barang yang berteknologi tinggi
Untuk mengantisipasi terjadinya kebocoran data, ada beberapa negara maju yang mengendalikan pembelian barang berteknologi secara ketat. Seperti misalnya USA yang menerapkan aturan pembelian barang berteknologi harus mengantongi izin dan secara khusus dikeluarkan oleh departemen perdagangan.
Pembelian pada golongan perempuan
Peraturan ini diterapkan di negara USA sebagai bentuk gerakan membantu perempuan. Karena kaum perempuan masih dianggap sebagai kaum yang perlu dibantu.
Itulah beberapa pemaparan tentang pengertian manajemen pembelian, sekaligus mengulas tentang fungsi dan peranannya dalam kehidupan sehari-hari. Semoga informasi di atas bermanfaat.
